Klassenkasse mitten im Schuljahr umstellen - an einem Abend

Ja, du kannst die Klassenkasse mitten im Schuljahr auf ClassKasa umstellen, im November genauso wie nach dem Halbjahreszeugnis im Februar. Du trägst einmal die Anfangssalden ein (was auf dem Klassenkonto liegt und welche Familie schon Guthaben hat), lädst die Familien über einen Link ein und machst mit den laufenden Sammlungen weiter. Ein Abend reicht. Auf den nächsten September musst du nicht warten.

Der Gedanke kommt meistens an einem Dienstag um 22:40 Uhr. Vor dir liegen ein Kontoauszug mit elf Überweisungen, davon drei mit dem Verwendungszweck "Klasse", eine Brotdose mit 37,50 € in Münzen und ein Zettel mit der Überschrift "Wandertag?? (Lena bar bezahlt)". Das Fragezeichen hast du selbst geschrieben. Vor sechs Wochen.

Und dann der Satz, der alles aufhält: "Jetzt umstellen lohnt sich nicht mehr, das mache ich nächstes Schuljahr ordentlich."

Doch. Lohnt sich.

Der beste Zeitpunkt war im September. Der zweitbeste ist heute.

Den Spruch kennt man vom Bäumepflanzen, und für die Klassenkasse stimmt er erst recht. Bis Juli kommen noch Weihnachtsgeschenk, Fasching, Theater, Klassenfahrt und Abschiedsgeschenk. Jede dieser Sammlungen läuft entweder über Zettel und Chat oder über einen Link, den alle verstehen. Je früher du umstellst, desto mehr Sammlungen laufen schon sauber, und desto kürzer wird die Abrechnung am Schuljahresende.

Klassenkasse mitten im Schuljahr übernehmen: die Schritte

1. Kassensturz machen. Schreib auf, was auf dem Klassenkonto liegt, was in der Brotdose ist und welche Familie schon im Voraus bezahlt hat. Zehn Minuten, mehr nicht. Wenn dir jemand die Kasse übergibt, macht das am besten gemeinsam.
2. Klasse anlegen. Name, Konto, Währung. Das ist kostenlos und geht ohne Karte.
3. Anfangssalden eintragen. Unter Finanzen findest du die Anfangssalden (Premium, auch in den 100 Testtagen ohne Karte). Oben den Anfangssaldo des Klassenkontos, darunter pro Familie ein Startguthaben. Dieses Guthaben bleibt bei der Familie stehen und kann ihre nächste Sammlung bezahlen. Die Familienbeträge dürfen zusammen nicht über dem Kontostand liegen; was übrig bleibt, geht in die Klassenkasse. Einmal "Alle speichern", fertig.
4. Laufende Sammlungen nachziehen. Die Sammlung für den Wandertag hat im September angefangen? Leg sie einfach jetzt an, auch mit einem Termin, der schon vorbei ist. Familien, die schon bezahlt haben, hakst du als bezahlt ab (sie bekommen das heutige Datum). Teilzahlungen und zu viel Gezahltes sind kein Problem, bar oder per Überweisung auch nicht.
5. Familien einladen. Teil den Einladungslink im Klassenchat oder per E-Mail. Eltern tippen auf den Link, geben ihre E-Mail-Adresse ein, bestätigen mit einem Tipp, und du gibst sie frei. Wer lieber nicht selbst klickt, den trägst du mit "Familie hinzufügen" ein.
6. Bank verbinden, wenn du magst. Mit Premium verbindest du das Klassenkonto über Enable Banking, einen lizenzierten Kontoinformationsdienst, nur lesend. Mit "Aus deiner Bank laden" holst du einen Zeitraum von bis zu 90 Tagen pro Ladevorgang. Ältere Monate gehen per Kontoauszug als PDF oder Foto. Wie das Abgleichen dann läuft, steht unter [Kontoabgleich](/bank-reconciliation).
7. Weitermachen. Die nächste Sammlung ist schon die erste "normale".

Was du mitnimmst und wo es in ClassKasa landet

Was du heute hast	Wo es in ClassKasa hingehört
Kontostand des Klassenkontos	Finanzen, Anfangssalden: Anfangssaldo des Klassenkontos (Premium)
Familie hat vorausbezahlt oder zu viel überwiesen	Startguthaben dieser Familie, steht als ihr Guthaben bereit (Premium)
Familie schuldet noch etwas	Die passende Sammlung anlegen, die Familie bleibt dort offen
Familie hat eine laufende Sammlung schon bezahlt, bar oder per Überweisung	In der Sammlung als bezahlt abhaken (mit heutigem Datum)
Kontobewegungen der letzten Wochen	"Aus deiner Bank laden", bis zu 90 Tage pro Ladevorgang (Premium)
Ältere Monate	Kontoauszug als PDF oder Foto hochladen (Premium)
Die Brotdose	Bleibt bei dir. Der Inhalt zählt zur Klassenkasse

Ein Punkt, der gern durcheinandergerät: Das Startguthaben ist nur für Guthaben gedacht. Wer noch etwas schuldet, schuldet es auf einer Sammlung. So sieht die Familie genau, wofür.

Wann ist der beste Moment?

Ehrlich: der Moment, in dem du das hier liest. Aber es gibt ein paar Abende, an denen es sich besonders leicht anfühlt.

• Nach dem Wandertag oder Ausflug. Die Sammlung ist durch, die Kasse ist gerade überschaubar. Kassensturz, Anfangssalden, fertig.
• Nach den Herbstferien oder Weihnachtsferien. Neuer Abschnitt, frischer Kopf, und die Eltern lesen den Chat wieder.
• Zum zweiten Halbjahr im Februar. Mit dem Halbjahreszeugnis kommt ohnehin die nächste Runde: Fasching, Theater, die ersten Zahlen zur Klassenfahrt.
• Wenn der Kassenwart wechselt. Die beste Übergabe ist eine, bei der der Startbestand einmal aufgeschrieben und dann nie wieder gesucht wird. Wie so eine Übergabe überhaupt läuft, steht im Leitfaden für Elternvertreter.

Für Eltern: was ändert sich?

Fast nichts, und genau darum geht's. Eltern brauchen kein Passwort und keine App aus dem Store. Sie sehen, wofür gesammelt wird, wie viel und bis wann, und überweisen ganz normal. Mehr dazu steht auf der Seite für Eltern. Der Fortschritt einer Sammlung ist für alle sichtbar, ohne dass dort ein einziger Elternname auftaucht.

Was kostet das mitten im Jahr?

Mit dem kostenlosen Plan hast du 5 Sammlungen pro Klasse, insgesamt. Anfangssalden, Bankverbindung und Kontoauszug-Abgleich gehören zu Premium, das pro Klasse gilt. Du kannst es 100 Tage ohne Karte testen; ohne Karte geht die Klasse danach einfach zurück in den kostenlosen Plan. Die aktuellen Preise stehen unter Preise.

Wenn du erst gucken willst, bevor du irgendetwas einträgst: Die Demo läuft ohne Anmeldung und zeigt auch die Anfangssalden.

Häufige Fragen

Kann ich mitten im Schuljahr zu ClassKasa wechseln?

Ja, jederzeit. Du trägst die Anfangssalden einmal ein, legst die laufenden Sammlungen an und lädst die Familien ein. Ob Oktober, Februar oder Mai spielt für ClassKasa keine Rolle.

Was passiert mit Geld, das Familien schon bezahlt haben?

Hat eine Familie für eine laufende Sammlung schon bezahlt, hakst du sie dort als bezahlt ab. Hat sie im Voraus oder zu viel bezahlt, trägst du das als Startguthaben ein (Premium). Das Guthaben bleibt bei der Familie stehen und kann ihre nächste Sammlung bezahlen.

Wie trage ich ein, dass eine Familie noch etwas schuldet?

Über die Sammlung, um die es geht. Leg sie an, auch mit einem Termin in der Vergangenheit, und die Familie bleibt dort offen, bis das Geld da ist. Teilzahlungen werden mitgezählt.

Kann ich alte Kontobewegungen nachträglich übernehmen?

Mit Premium ja. Nach dem Verbinden des Klassenkontos holst du mit "Aus deiner Bank laden" bis zu 90 Tage pro Ladevorgang. Für ältere Monate lädst du den Kontoauszug als PDF oder Foto hoch und prüfst die Zuordnungen.

Was ist, wenn der Kassenwart mitten im Jahr wechselt?

Wenn die Kasse schon in ClassKasa läuft, gibt der bisherige Kassenwart die Rolle mit "Kassenwartsrolle übertragen" weiter, und alles bleibt, wo es ist. Kommt die Kasse noch aus Excel oder der Brotdose, macht ihr gemeinsam den Kassensturz und tragt ihn als Anfangssalden ein.

Funktioniert das auch ohne Premium?

Sammlungen anlegen, Familien einladen und Zahlungen abhaken geht im kostenlosen Plan, mit 5 Sammlungen pro Klasse insgesamt. Anfangssalden und Bankverbindung sind Premium, in den 100 Testtagen ohne Karte inklusive. Mehr Antworten stehen in den FAQ.

Heute Abend loslegen

Schau dir zuerst die Demo an oder leg deine Klasse an und teste Premium 100 Tage ohne Karte. Die Brotdose übrigens bleibt. Für die nächsten Münzen vom Kuchenbasar.