Klassenkasse Vorlage kostenlos - Excel zum Download

Hier ist die Datei, ohne Anmeldung, ohne Mailadresse, ohne Zwischenschritt:

Klassenkasse Vorlage als Excel-Datei herunterladen

Öffnen, Namen eintragen, loslegen. Alles Weitere unten steht da für den Fall, dass du wissen willst, warum die Tabelle so gebaut ist - und wann sie dir nicht mehr reicht.

Was in der Vorlage drin ist

Blatt 1 heißt "Klassenkasse". Eine Zeile pro Kind, dreißig Zeilen sind angelegt. Die Spalten von links nach rechts: Kind, Startsaldo, Sammlung 1 bis Sammlung 5, dann Eingezahlt, Soll und Offen. Eingezahlt rechnet sich selbst, nämlich Startsaldo plus alle fünf Sammlungs-Spalten. Offen ebenso, nämlich Soll minus Eingezahlt. Du tippst also nur drei Sorten Zahlen: den Startsaldo, die einzelnen Zahlungen und unter Soll, was bei diesem Kind insgesamt zusammenkommen soll. Unter der letzten Zeile steht eine Summe-Zeile, die jede Spalte zusammenzählt, und beim Scrollen bleiben die Namen und die Kopfzeile stehen.

Blatt 2 heißt "Ausgaben". Drei Spalten: Datum, Wofür, Betrag, wieder dreißig Zeilen. Rechts daneben stehen die drei Zahlen, nach denen am Elternabend gefragt wird, und zwar live: Eingezahlt gesamt holt sich die Summe aus Blatt 1, Ausgaben gesamt zählt die Spalte Betrag zusammen, Kassenstand ist die Differenz aus beiden.

Fünf Sammlungs-Spalten sind vorbereitet, das reicht für ein normales Schuljahr. Wer eine sechste braucht, fügt sie zwischen den vorhandenen ein, dann wächst die Eingezahlt-Formel von selbst mit.

Der Startsaldo ist übrigens die Spalte, die in selbstgebauten Tabellen fast immer fehlt. Ohne sie weißt du im Mai nicht mehr, ob die 12 Euro bei Familie Bergmann eine Zahlung waren oder ein Guthaben aus dem Vorjahr.

Zum Schuljahresstart brauchst du keine neue Datei: Kopie anlegen, die Sammlungs-Spalten und Soll leeren und bei den Kindern mit Guthaben den Rest von Hand in den Startsaldo schreiben. Zwei Minuten, und die alte Datei bleibt als Archiv liegen, falls im November doch noch jemand fragt, was im Mai eigentlich mit den 40 Euro war.

Die Datei heißt am Ende trotzdem FINAL

Bei uns hieß sie im September Klassenkasse.xlsx, im November Klassenkasse_neu.xlsx, im Februar Klassenkasse_FINAL_v3(2).xlsx. Als der Co-Elternvertreter fragte, welche denn nun gilt, haben wir beide kurz geschwiegen.

• Schick mir einfach die aktuelle.
• Welche ist die aktuelle?
• Eben.

Dagegen hilft keine Vorlage, dagegen hilft eine Gewohnheit: Die Datei liegt in einem gemeinsamen Cloud-Ordner und wird nie per Mail verschickt. Sobald sie einmal im Postfach war, existieren zwei Wahrheiten. Kurz danach drei.

Fünf Handgriffe, die die Tabelle durchhalten lassen

1. Teilzahlungen in dieselbe Zelle. Überweist jemand 10 statt 25 Euro, wird der Betrag später überschrieben, nicht darunter ergänzt. Sonst wächst die Tabelle nach unten und die Summe stimmt nicht mehr.
2. Fett heißt Formel. Eingezahlt und Offen rechnen sich selbst. Wer dort eine Zahl hineintippt, hat die Formel für diese Zeile erschlagen und merkt es im Juni. Beträge gehören in die Sammlungs-Spalten, sonst nirgendwohin.
3. Datum auf Blatt 2 als echtes Datum formatieren, nicht als Text. Sonst kannst du die Ausgaben später weder sortieren noch filtern, und genau dafür ist die Spalte da.
4. Die Summe-Zeile über den Blattschutz sperren, damit du sie nicht um 23:40 Uhr beim Tippen überschreibst. Ein einziges Mal reicht, um eine Stunde zu verlieren.
5. Belege gleich benennen. Ein Foto vom Kassenbon heißt "2026-10-12_Bus_180.jpg" und nicht "IMG_4471.jpg". Im Juni ist das der Unterschied zwischen fünf Minuten und einem Abend.

Wo die Tabelle im Oktober an ihre Grenze kommt

Jetzt der Teil, den Vorlagen-Artikel gern weglassen. Drei Dinge holen dich ein, erfahrungsgemäß ab Mitte Oktober:

• Niemand außer dir sieht sie. Eltern fragen trotzdem, wie viel, wohin und bis wann - die Antwort liegt ja auf deinem Rechner. Du wirst zur menschlichen Schnittstelle deiner eigenen Tabelle.
• Jede Überweisung ist Handarbeit. 24 Familien mal drei Sammlungen sind 72 Beträge, jeden einzelnen tippst du nach einem Blick in den Kontoauszug. Bei Betreffzeilen wie "Ausflug ok" gern auch zweimal.
• Die Datei kennt keinen Termin. Sie erinnert niemanden. Das machst du, sonntagabends, mit einer Nachricht, die du dreimal umformulierst.

Für genau diese drei Punkte gibt es Werkzeuge - eine faire Übersicht steht hier im Blog. Bei ClassKasa etwa sehen Eltern über einen Link selbst, was noch offen ist, ohne dass ein Name öffentlich wird, und überweisen ganz normal von Konto zu Konto. Wir sind kein Zahlungsdienst und halten kein Geld. Im Gratisplan hakst du jede Zahlung selbst ab, genau wie in der Tabelle. Erst mit Premium liest ClassKasa den Kontoauszug mit, und passende Überweisungen buchen sich von allein, ohne dass du irgendwo tippst. Premium gilt pro Klasse: derzeit 6 Euro im Monat, auf 25 Familien verteilt rund 24 Cent pro Familie. Der aktuelle Preis steht auf der Preisseite.

Die Vorlage oben funktioniert trotzdem. Bis Oktober sowieso.

Häufige Fragen

Ist die Klassenkasse Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Kein Konto, keine Mailadresse, keine Testphase. Datei laden, fertig.

Funktioniert die Vorlage auch in Google Tabellen?

Ja, hochladen und als Google-Tabelle öffnen, die Formeln kommen mit. Vorteil: Die Datei liegt automatisch an einem Ort. Aber Vorsicht beim Freigeben - wer den Link hat, sieht dann auch, welche Familie noch nicht gezahlt hat, und das geht niemanden etwas an.

Kann ich die Vorlage ausdrucken?

Ja, aber stell vorher Querformat ein und hak "Alle Spalten auf einer Seite darstellen" an - sonst rutschen Soll und Offen auf ein zweites Blatt. Fürs Papierarchiv reicht das, fürs Nachtragen nicht - die Wahrheit bleibt die Datei.

Wie lange muss ich die Tabelle aufbewahren?

Mindestens, bis die Jahresabrechnung vorgestellt und abgenickt ist, besser bis zum Ende der Klassenstufe. Falls doch einmal jemand fragt, wer bei der Klassenkasse eigentlich haftet - in dem Moment ist diese Datei dein bestes Argument.

Benennen darfst du sie übrigens, wie du willst. FINAL wird sie trotzdem irgendwann heißen.