Zahlungsverwaltung für Schulen: Lösungen, Kosten, Vergleich 2026

Zahlungsverwaltung für Schulen heißt: Geld für Ausflüge, Material, Theater und Klassenfahrten einsammeln, jeder Familie zuordnen und am Ende abrechnen, ohne dass jemand im Sekretariat Überweisungen von Hand abgleicht. Stand Oktober 2026 gibt es dafür vier Wege: Tabelle plus Überweisung, eine Kassenbuch-App auf dem Handy (etwa Klassenkasse.app), eine Schulplattform mit Zahlungsmodul (etwa FoxPay, Schulmanager Online oder edoop) und eine Klassenkassen-App pro Klasse mit Bankanbindung wie ClassKasa. Welcher Weg passt, hängt vor allem an einer Frage: Läuft das Geld über ein Konto der Schule oder über die Kassenwarte der Klassen?

Montag, 7:52 Uhr, Sekretariat. Auf dem Bildschirm 140 Umsätze mit dem Verwendungszweck "Ausflug", davon 31 ohne Namen, zwei mit "siehe Mail" und einer mit "für Ben, und Ben ist toll". Die Kaffeemaschine läuft schon zum zweiten Mal. Dieser Artikel richtet sich an alle, die so einen Montag kennen: Schulleitung, Sekretariat, Förderverein.

Zahlungsverwaltung für Schulen: die vier Wege im Überblick

Weg	Beispiel	Bankabgleich	Kosten laut Anbieter
Tabelle plus Überweisung	Excel, Google Tabellen	Von Hand	Gratis
Kassenbuch-App	Klassenkasse.app	Keine Angabe auf der Anbieterseite	Kostenlos
Schulplattform mit Zahlungsmodul	FoxPay	Ordnet Bargeld und Überweisungen zu	1,90 € pro Schüler:in
Schulplattform mit Zahlungsmodul	Schulmanager Online "Zahlungen"	Über eine Schnittstelle zur Bank	169 € pro Jahr nach 3 Gratismonaten
Schulplattform mit Zahlungsmodul	edoop	CSV-Import der Kontoumsätze	Ab 9 € pro Klasse und Jahr
Klassenkassen-App pro Klasse	ClassKasa	Mit Premium, nur Lesezugriff	Gratis, Premium 6 € im Monat

Laut Anbieterseite, Stand Oktober 2026.

Quellen: FoxPay, Schulmanager Online, edoop, Klassenkasse.app. Die Angaben zu ClassKasa stehen auf unserer Preisseite.

Ein paar Einordnungen, alle laut Anbieterseite, Stand Oktober 2026. FoxPay beschreibt sich als Zahlungswerkzeug für Bildungseinrichtungen, funktioniert mit SchoolFox und KidsFox und wird als eigene Lizenz verkauft. Der Schulmanager Online erkennt Überweisungen über eine Schnittstelle zur Bank, betrieben wird das Modul von der Schule. Bei edoop zahlen Eltern per QR-Code aus ihrer Banking-App, die Schule gleicht per CSV-Import ab, und edoop "speichert keine Kontodaten". Klassenkasse.app ist eine kostenlose App für Android und iOS, die alle Daten nur lokal auf dem Gerät speichert.

Schulzahlungen oder Klassenkasse: wessen Geld ist das?

Bevor ihr ein Werkzeug aussucht, lohnt eine Unterscheidung, die im Alltag ständig verschwimmt. Schulzahlungen sind Beträge, die die Schule selbst erhebt und auf ein Konto der Schule oder des Schulträgers fließen lassen kann, je nach Landesrecht etwa für Kopiergeld, Arbeitshefte oder Fahrten. Die Klassenkasse ist dagegen in der Regel privates Geld der Eltern, geführt von einem Kassenwart aus der Elternschaft. Was eine Klassenkasse genau ist, steht im Artikel Was ist eine Klassenkasse?.

Für die Zahlungsverwaltung für Schulen heißt das: Eine Schulplattform passt gut zu Schulzahlungen, die über die Schule laufen. Für das Geld, das Eltern untereinander einsammeln, ist die Schule oft gar nicht zuständig. Welche Regeln in eurem Bundesland gelten, klärt der Artikel Klassenkasse: was in deinem Bundesland gilt. Und wer als Elternteil wissen will, welche App er selbst nutzen kann, findet das im fairen Klassenkasse App Vergleich.

Sechs Kriterien für die Wahl

• Datenschutz und Speicherort. Wo liegen die Daten, wer kommt ran, wann werden sie gelöscht? Frag nach dem Speicherort der Datenbank und nach den Dienstleistern dahinter. Mehr zur Praxis steht im Artikel zu Klassenkasse und DSGVO.
• Liest das Werkzeug nur mit, oder läuft Geld hindurch? Ein reiner Lesezugriff auf ein Konto ist etwas anderes als ein Dienst, über den Zahlungen laufen. Lass dir das vom Anbieter schriftlich sagen.
• Automatischer Abgleich. Ordnet das Werkzeug Überweisungen selbst einer Familie zu, oder tippt am Ende doch wieder jemand ab?
• Was Eltern sehen. Eltern sollten sehen, was sie zahlen sollen und ob es angekommen ist. Eine Liste, wer noch fehlt, gehört nie an eine öffentliche Stelle.
• Wer zahlt und wie viel. Lizenz pro Schüler:in, pro Klasse oder pro Schule ergibt bei gleicher Schulgröße sehr unterschiedliche Summen. Rechne mit eurer echten Zahl an Klassen.
• Die Übergabe im Juni. Kassenwarte wechseln, Lehrkräfte auch. Das Werkzeug muss einen Wechsel überstehen, ohne dass Zahlen in einem privaten Postfach verschwinden.

Was ClassKasa für Schulen bietet

ClassKasa ist eine Klassenkassen-App, die im Browser läuft. Die Kassenwarte der Klassen starten sie selbst, gratis oder mit Premium. Sie lässt sich ohne App Store als App auf den Startbildschirm legen. ClassKasa verwahrt oder bewegt das Geld der Klasse nie: Eltern überweisen ganz normal auf das Konto der Klasse.

Mit Premium verbindet der Kassenwart das Klassenkonto (nur Lesezugriff, PSD2, über Enable Banking, mehr als 2.500 Banken in der EU), und passende Überweisungen ordnen sich von selbst zu. Wie das abgesichert ist, steht auf der Seite Sicherheit.

Für Schulen gibt es den Schul-Plan: 249 € netto (zzgl. MwSt.) für 12 Monate, für die ganze Schule. Jede angeschlossene Klasse hat damit Premium, auch Klassen, die später dazukommen. Die Kassenwarte verbinden ihre Klasse mit dem Schulcode. Die Schule sieht danach die Liste ihrer Klassen mit Kassenwart und Premium-Status. Fortschritt, Beträge, Konten oder Eltern sieht sie nicht. Bezahlt wird der Schul-Plan per Rechnung (Überweisung). Den Schul-Plan richten wir persönlich ein: Schreib uns, dann melden wir uns. Wie das aussieht, zeigt die Live-Demo für Schulen, alles Weitere steht auf der Seite für Schulen.

Lehrkräfte bekommen mit Premium eine eigene Rolle. Sie sehen Sammlungen und Termine und können Beschreibung, Frist und Treffpunkt ändern, aber nie den Betrag. Wer was gezahlt hat, sehen sie nicht.

Zu den Daten: Die Datenbank liegt in der EU (Frankfurt). Daten werden hauptsächlich in der EU gespeichert; einzelne Dienstleister (KI, E-Mail, Zahlungen) können Daten in den USA verarbeiten.

Was das für eine Schule kostet

Gratis gibt es in ClassKasa unbegrenzt viele Klassen mit bis zu 5 Sammlungen pro Klasse insgesamt (Schließen oder Löschen gibt keinen Platz frei), manuelles Abhaken und einen Erwachsenen pro Familie.

Premium kostet 6 € im Monat oder 54 € im Jahr pro Klasse, inkl. MwSt.

Monatlich pausiert Premium im Juli und August. Jährlich kostet es 9 Monatspreise und läuft 12 Monate.

Jede Klasse kann Premium 100 Tage ohne Karte testen, einmal pro Klasse. Danach wird nichts abgebucht, und die Klasse bleibt kostenlos.

Auf 25 Familien verteilt: 6 € / 25 = etwa 0,24 € pro Familie im Monat, beim Jahresplan 54 € / 25 = etwa 2,16 € pro Familie im Jahr.

Der Schul-Plan kostet 249 € netto für 12 Monate, egal wie viele Klassen sich anschließen.

Zum Vergleich die Plattformen, laut Anbieterseite, Stand Oktober 2026: FoxPay nennt 1,90 € pro Schüler:in, der Schulmanager Online 169 € pro Jahr nach drei Gratismonaten, edoop ab 9 € pro Klasse und Jahr mit sechs Monaten Testzeit.

Wie sich die Wege für einzelne Kassenwarte rechnen, steht ausführlich in Klassenkasse Software: Anbieter und Kosten, und den direkten Vergleich gibt es in FoxPay oder ClassKasa.

Häufige Fragen

Darf die Schule das Klassenkonto einsehen?

Mit ClassKasa nicht. Auch mit dem Schul-Plan sieht die Schule nur die Liste ihrer Klassen, den jeweiligen Kassenwart und ob die Klasse Premium hat. Konten, Beträge, Zahlungsstände und Eltern bleiben bei der Klasse. Bei anderen Werkzeugen hängt die Antwort davon ab, wem das Konto gehört, das abgeglichen wird, und das fragst du am besten direkt beim Anbieter nach.

Muss die Schule für die Klassenkasse zahlen?

Nein. Jede Klasse kann ClassKasa gratis nutzen oder Premium für sich allein buchen, ohne dass die Schule etwas tun muss. Der Schul-Plan ist ein Angebot für Schulen, die allen Klassen Premium geben wollen, aber keine Voraussetzung.

Wie bezahlt die Schule den Schul-Plan?

Per Rechnung, also per Überweisung. Der Schul-Plan läuft über ein Gespräch mit uns und nicht über einen Klick im Shop, damit Rechnungsadresse, Schulcode und Ansprechperson von Anfang an stimmen. Schreib uns an support@classkasa.com.

Müssen Eltern dafür eine App installieren?

Bei ClassKasa nicht. Eltern öffnen einen Link im Browser und überweisen wie gewohnt. Wer möchte, legt die Seite als App auf den Startbildschirm. Bei Schulplattformen hängt das vom Anbieter ab, die Details stehen auf dessen Seite.

Was ist mit IServ und anderen Schulplattformen?

Viele Schulen haben bereits eine Plattform, und manche Plattformen bieten ein Geld-Modul an. Ob es bei euch freigeschaltet ist, weiß das Sekretariat. Was Eltern tun, wenn die Schule kein solches Modul hat, steht im Artikel IServ Klassengeld und edoop: die Alternative für Eltern. Weitere Antworten sammeln wir in den häufigen Fragen.

Zum Schluss

Und der Umsatz "für Ben, und Ben ist toll"? Den ordnet dann jemand anderes zu. Oder etwas anderes.